Sposoby przyjmowania zamówień na usługi poligraficzne

Zasady realizacji zamówień na usługi poligraficzne wykonywane przez Zakład Wydawniczo – Poligraficzny Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

§ 1.

Zakład Wydawniczo – Poligraficzny Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwany dalej „Zakładem”, prowadzi obsługę wydawniczo-poligraficzną Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej „Ministerstwem”, zgodnie z niniejszymi zasadami.

§ 2.

  1. Wprowadza się jako zasadę planowanie działalności wydawniczej Ministerstwa oraz opracowuje się corocznie, na każdy następny rok, plan działalności wydawniczej według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.
  2. Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o:

1)     planie wydawniczym – należy przez to rozumieć plan działalności wydawniczej Ministerstwa na dany rok kalendarzowy;

2)     parametrach wydawniczych – należy przez to rozumieć wszystkie niezbędne informacje opisujące szczegóły techniczne poszczególnych pozycji wydawniczych zlecenia;

3)     komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć departamenty, biura oraz wyodrębnione stanowiska w Ministerstwie.

§ 3.

  1. Projekt planu wydawniczego opracowuje Biuro Administracyjne, zwane dalej „BA”, według harmonogramu określonego w ust 3.
  2. Dyrektor Zakładu zobowiązany jest do przygotowania zasad wyceny materiałów przekazywanych przez Ministerstwo do realizacji oraz przedstawienia ich do akceptacji głównego księgowego Ministerstwa.
  3. Plan wydawniczy sporządzany jest w następujących terminach:

1)   do dnia 1 czerwca roku poprzedzającego planowaną działalność wydawniczą komórki organizacyjne zgłaszają dyrektorowi BA wstępne zapotrzebowanie na wykonanie usług poligraficznych na rok następny;

2)   BA opracowuje w terminie do dnia 15 czerwca wstępny projekt planu wydawniczego na rok następny i przekazuje do Zakładu celem dokonania wyceny i określenia wysokości środków budżetowych koniecznych do realizacji planu;

3)   Zakład wycenia wstępny projekt planu wydawniczego na rok następny i w terminie do dnia 25 czerwca przekazuje go do BA;

4)   do dnia 30 czerwca roku poprzedzającego planowaną działalność wydawniczą BA przekazuje do Biura Budżetu i Finansów, zwanego dalej „BBF”, w porozumieniu z komórkami organizacyjnymi zlecającymi prace, projekt planu wydawniczego wraz z zapotrzebowaniem na środki budżetowe;

5)    dodnia 25 października roku poprzedzającego planowaną działalność wydawniczą BBF przekazuje BA i Zakładowi informację o wielkości środków zaplanowanych na działalność wydawniczą Zakładu na rok następny;

6)   do dnia 15 listopada BA w porozumieniu z Zakładem opracowuje ostateczny plan wydawniczy na rok następny w oparciu o wielkość przyznanych na ten cel środków budżetowych, możliwości techniczne oraz priorytety wskazane przez komórki organizacyjne i przekazuje go do akceptacji Dyrektora Generalnego;

7)   do dnia 10 grudnia BA przekazuje do Zakładu zaakceptowany przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa, zwanego dalej „Dyrektorem Generalnym” plan wydawniczy na rok następny;

8)   do dnia 31 grudnia Zakład przekazuje komórkom organizacyjnym plan wydawniczy na rok następny.

§ 4.

  1. Działalność wydawnicza Zakładu wykonywana na rzecz Ministerstwa obejmuje realizację zleceń ujętych w planie wydawniczym oraz usług dodatkowych finansowanych ze środków Unii Europejskiej.
  2. Usługi planowe (zlecenia planowe) wykonywane są na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora komórki organizacyjnej zlecającej pracę lub osobę przez niego upoważnioną.
  3. Usługi dodatkowe finansowane z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej lub innych programów finansowanych ze środków bezzwrotnych pochodzących z UE wymagają akceptacji głównego księgowego Ministerstwa, który potwierdza zabezpieczenie środków finansowych na realizację zlecenia.

§ 5.

  1. Zlecenia planowe (powielanie lub drukowanie) składane są do Zakładu wyłącznie za pośrednictwem BA.
  2. Zlecenia planowe, o których mowa w § 4, składane są przez poszczególne komórki organizacyjne na druku zlecenia na usługi poligraficzne.
  3. Zakład zobowiązany jest do udzielania komórkom organizacyjnym wszelkich niezbędnych informacji, potrzebnych do dokładnego określenia parametrów wydawniczych pozycji zgłoszonych do planu.

§ 6.

  1. Komórki  organizacyjne  zobowiązane  są  dotrzymywać  terminów  składania zleceń zgodnie
     ze zgłoszeniami do planu wydawniczego.
  2. Komórki organizacyjne powinny stosować zasadę racjonalizacji i oszczędności formy edytorskiej i nakładów drukowanych lub powielanych prac.
  3. Zakład zobowiązany jest do ewentualnego dodruku (nawet 1 egzemplarza) w  trybie „druku na żądanie” – tj. zlecenia wydruków dodatkowych, niezbędnych egzemplarzy – bez konieczności zmian w planie wydawniczym i zabezpieczenia środków.

§ 7.

  1. Realizację planu wydawniczego nadzoruje BA.
  2. Zakład w terminie do 10 dnia miesiąca przekazuje zestawienie wykonania planu wydawniczego za miesiąc poprzedni odpowiednio do każdej z komórek organizacyjnych oraz informację zbiorczą do Dyrektora Generalnego i do BA.
  3. BA sporządza kwartalną analizę realizacji planu wydawniczego i przekazuje ją do wiadomości Dyrektora Generalnego.

§ 8.

  1. Komórki organizacyjne  mają  możliwość  zmiany  pozycji, które nie muszą być drukowane
    w danym roku, na pozycje nowe, wcześniej nieplanowane. Propozycje zmian należy zgłosić do BA co najmniej na trzy tygodnie przed rozpoczęciem planowanego terminu realizacji.
  2. Dyrektor BA niezwłocznie uzgadnia z dyrektorem Zakładu możliwość przyjęcia przez Zakład zmian do realizacji, a po dokonaniu przez Zakład wyceny przyjętego nowego zadania potwierdza dokonanie zmian w planie wydawniczym.
  3. Pozycje niezrealizowane w danym roku kalendarzowym oraz niewykorzystane środki finansowe ujęte w planie wydawniczym nie przechodzą na rok następny.

§ 9.

Dyrektor Zakładu zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić dyrektora BA oraz dyrektora komórki organizacyjnej, który złożył zlecenie, o wszelkich okolicznościach uniemożliwiających realizację zleconych prac.

Szczegóły dotyczące przygotowania prac do druku znajdują się na stronie:

www.zwp.gov.pl

ZARZĄDZENIE Nr 37

DYREKTORA GENERALNEGO

MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

z dnia 1 grudnia 2010 r.

w sprawie zasad realizacji zamówień na usługi poligraficzne

Na podstawie art. 25 ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Zarządzenie określa zasady realizacji zamówień na usługi poligraficzne, stanowiące załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2.

Określa się wzór:

1)   planu działalności wydawniczej, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

2)   zlecenia na usługi poligraficzne, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia;

3)   zestawienia wykonania planu wydawniczego, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.